Les étapes-clés d’un déménagement d’entreprise réussi

Réduction des effectifs, locations trop onéreuses, rapprochement des équipes de travail sont autant de raisons qui poussent une entreprise à déménager. Un déménagement ne s’improvise pas et doit être rigoureusement organisé afin de réduire au maximum l’effet de stress et de précipitation. Quelles sont les étapes-clés à ne pas oublier ?

Juin, juillet, août et septembre sont les mois de l’année durant lesquels un grand nombre d’entreprises fait appel aux services de sociétés de déménagement. Selon l’Association française du déménagement d’entreprise (AFDE), une société déménagerait en moyenne tous les trois à cinq ans dans de nouveaux locaux. Cela étant peu fréquent, les professionnels ne maîtrisent pas totalement les étapes clés pour réussir leur déménagement.

La réussite d’un déménagement résulte principalement dans la capacité à avoir su l’organiser en amont. Il est donc primordial de préparer cet évènement longtemps à l’avance pour éviter toute précipitation. Bien plus qu’un lourd investissement, déménager est également source de stress.

Un déménagement se prévoit au moins 6 mois à l’avance afin de poser le préavis pour les locaux que l’on souhaite quitter, de désigner une équipe pour piloter le projet, d’informer l’ensemble des collaborateurs et du personnel, de visiter les futurs locaux et de contacter les différents prestataires.

Plusieurs solutions de déménagement existent. Il est en effet possible de faire appel à des déménageurs classiques ou bien spécialisés dans le transfert administratif ou informatique. Le déménagement peut se faire de façon « organisée », ce qui permet de profiter du trajet retour d’un autre déménagement ou bien « groupée » avec d’autres sociétés dans le même cas. Ces solutions peuvent être contraignantes dans le sens où les dates de transfert sont fixes mais elles permettent néanmoins de réduire considérablement le coût du projet. Pour tous les équipements tels que les distributeurs de boissons, photocopieuses ou autres, ce sont les fournisseurs eux-mêmes qui doivent se charger du transfert. Quel que soit le prestataire choisi, ce dernier doit être certifié, posséder de solides références et avoir les capacités humaines et techniques nécessaires.

Il est également important d’élaborer un cahier des charges formalisant les différentes étapes de l’opération et les attentes de la société. L’entreprise doit en effet définir ses priorités, les modalités du déménagement et les contraintes de celui-ci. Qui du prestataire ou de l’entreprise remplira les cartons ? Qui gèrera le transfert informatique ? Faut-il transférer le mobilier ou vaut-il mieux en racheter du neuf ? Toutes ces questions font partie de la check-list.

Le cahier des charges doit être précis. Une première partie doit contenir une présentation et une description de l’entreprise avec le nombre de collaborateurs, la surface actuelle des locaux, etc. Il faut aussi désigner les intervenants lors du déménagement et les responsabilités de chacun. Il est également essentiel de faire un inventaire du matériel et des volumes à transférer et de fournir les plans d’accès des nouveaux locaux et les attestations d’assurance.

Une seconde partie doit mentionner les différentes contraintes imposées au prestataire : dates, durée, spécificités techniques, types de matériels à déménager et leur niveau de fragilité ainsi que les différentes attentes en termes de conditionnement, de manutention et de réinstallation.